高校图书馆如何优化馆际互借管理？

北京大学图书馆（以下简称“北大馆”）馆藏丰富，并负责CALIS及CASHL两大文献保障体系的管理和运行，在馆际互借服务开展上发挥着重要作用。北京大学的校内读者，研究门类齐全，涵盖内容广泛，对文献种类的需求同样广泛。北大馆为了满足读者需求，为读者提供优质的文献服务，更是扩大了参与馆际互借文献保障的联盟范围。

系统需求及现状分析

为了应对读者不断提升的文献资源种类需求，北大馆在不断扩充自身馆藏的同时，也对馆际互借服务进行了优化。对服务读者处理读者馆际互借需求过程中需要跨多个系统操作，包括CALIS、CASHL、BALIS三个文献保障体系的馆际互借事务管理平台。

读者在拿取从外馆借到的图书时，为了加强管理，还需要在图书集成管理系统中操作借阅代书卡。代书卡与读者借阅的外馆图书间的关联关系通过额外的Excel文件手工记录，读者无法及时查询到自己所借阅外馆图书的信息。

在处理读者借书、还书过程需要大量跨系统的手工操作，给馆际互借负责馆员在工作上带来了很多不必要负担。

为了提升馆际互借事务处理效率，优化读者借阅服务体验，缩短读者在借外馆图书的等待时长，开发了“北京大学图书馆本地馆际互借事务管理系统”（以下简称“系统”），系统开发需求分析如下。

馆际事务集中管理

北大馆读者借阅外馆图书多是从CALIS馆际互借系统发起请求，CALIS技术团队为北大馆获取本馆事务列表提供了接口，也是希望通过北大馆作为样例，将馆际互借事务本地化管理流程优化推向各成员馆。

CALIS馆际互借系统提供的接口能力包括查询获取本馆所有事务、更新事务状态及回填事务相关信息等。接口符合当前流程的RESTful规范，便于对接。对于CASHL和BALIS两个文献保障体系的馆际互借事务，提供从原平台导出事务单列表并导入本系统的功能，实现对CALIS、CASHL、BALIS三个体系馆际互借事务的集中统一化管理。

与图书集成管理系统对接

馆外图书在借阅时，需要通过在北大馆本地图书管理系统Symphony中为读者办理一张代书卡的借阅手续，在系统中代书卡与馆外图书没有任何关联，其关联关系只能通过馆际互借负责馆员手工在额外的EXCEL文件中记录。

读者还书时，一并归还代书卡，再从Symphony系统中为读者办理代书卡归还手续，以及在对应馆际互借系统中办理图书归还手续。代书卡在一定程度上方便了对外馆图书借还流程的管理，但业务流程繁琐，馆际互借馆员在服务过程中需要跨多个系统操作，容易产生人为错误。

为了对通过馆际互借渠道借阅的外馆图书服务流程进行优化，加强对馆外图书的管理，需要与Symphony系统进行对接，实现流程的最大自动化。

其他辅助功能

图书借出时，打印该册图书的事务关联小票，明确标示图书的题名、到期日期等关键信息，方便读者、馆员进一步查阅。在图书馆网站“我的图书馆”栏目中，为读者提供更加清晰的事务状态查询界面，提供在途馆际互借、文献传递事务的统一状态查询，提供在借馆际互借图书和北大馆图书的集中展示。

信息框架及主要功能点

基于以上需求分析，系统主要涉及关键功能点包括：CALIS馆际互借事务平台对接，CASHL、BALIS馆际互借事务列表上传，图书收登、借出、归还操作，图书归还出借馆，以及用户和权限管理等。

系统采用B/S架构，以最佳适配所有接入终端。为了加快开发进程，以前后端分离的模式进行开发，前端采用Vue.js框架，后端采用Springboot框架。前后端交互接口基于RESTful规范，便于以后的服务迁移和扩展。系统信息框架如图1所示，主要界面如图2所示。

图1 系统信息架构

图2 系统主要界面

事务列表获取

事务列表获取是系统的基本功能，通过与CALIS馆际互借平台接口对接，每间隔5分钟查询并拉取所有由北大馆用户发起的事务信息，并在系统数据库存储。

同时，还支持通过Excel文件将CASHL和BALIS平台上的事务导入系统。本地数据库存储的事务数据字段分为三类：读者信息（姓名、校园卡号、院系、电子邮箱、联系电话等），事务信息（事务ID、申请日期、过期日期、最高限额、服务机构名称、收登日期、应还日期、运送快递公司名称和快递运单号、事务状态等），文献信息（出版物名称、文献类型、著者、ISBN/ISSN、出版年、出版者、语种、备注信息等）。

图书收登

请求外馆图书到馆后，由馆员进行收登操作。馆员可以根据图书运送的事务单号、读者信息、服务机构（出借图书的图书馆）名称对同步到本地的事务列表进行过滤，精准筛选出收到图书对应事务条目进行收登。收登操作将由CALIS馆际互借平台同步过来的事务的收登结果通过接口回传到CALIS馆际互借平台。

收登流程中，系统将外馆图书与本地Symphony系统中代书卡馆藏条码ID进行关联的同时还根据事务类型及出借机构计算事务对应文献的借期，方便后续的借阅及还书和管理等操作，之后会打印出带有事务编号、文献题名、申请读者、代书卡条码ID信息的事务小票，馆员可将此小票附加到图书中，事务编号及代书卡条码ID采用文本及条码两种方式打开，便于人工和扫码识别。完整流程与图3所示。

图3 图书收登处理流程（左右滑动查看完整图片）

事务借期系统计算规则主要分为3个类别：一是CALIS、BALIS馆际互借普通图书借期为收登日期之后的21天；二是CASHL馆际互借图书借期为收登之后的14天；三是借用CALIS馆际互借系统模拟管理的国家图书馆、subito、日本国会图书馆、大英图书馆、香港多个大学及公共图书馆以及其他类别图书借期为收到图书日期之后的7天。

图书借还

读者到图书馆办理已收登图书借阅手续时，系统提供读者借阅账户借阅状态查询，读者如有其他逾期欠书导致账号停而无法办理借阅时，则提示其归还所欠图书并恢复用户借阅权限。

读者借阅账户借阅状态正常，系统可正常为其办理借阅手续。馆员在“借出图书”界面，刷读者校园卡或者输入读者校园卡号，即显示此读者所有申请的已到馆但未借出的馆际互借图书列表。

馆员点击借出，即完成图书的借阅手续，系统会自动在Symphony系统中为读者登记此事务代书卡条码ID的借出，图书应还日期也会根据收登操作中自动计算的时间写入Symphony系统，并将由CALIS馆际互借平台同步过来的事务状态同步更新至CALIS馆际互借平台。读者在北大馆官网“我的图书馆”栏目中即可即时查询图书的题名、应还日期等信息。

读者归还图书时，系统也会将由CALIS馆际互借平台同步过来的事务最新状态更新到CALIS馆际互借平台，并同步登记对应代书卡条码ID在Symphony系统中的还书手续。对于特殊归还图书，如存在逾期归还、图书破损等情况，系统也提供了填写逾期、破损信息的入口，并同步提交至CALIS馆际互借平台。馆员后续可对读者归还图书进行“归还出借馆”操作，此时需要提交归还所用到的快递公司名称以及运单号。

用户及权限管理

系统将用户分为三种角色，即“系统管理员”“馆际互借馆员”“普通馆员”。“系统管理员”拥有最高权限，可以完成所有图书的收登、借还、事务查询、归还出借馆、用户权限管理、参数修改等操作。“馆际互借馆员”仅能完成与事务密切相关的图书收登、借还、归还出借馆操作。“普通馆员”仅能进行图书借还操作。分级别的权限管控提升了系统和事务数据的安全性。

事务队列机制

在图书收登、借还、归还出借馆过程中，调用CALIS馆际互借接口失败时，系统会将事务状态变更写入缓存队列，待CALIS接口恢复后重新同步更新事务状态，与CALIS馆际互借系统形成松散耦合关系，在CALIS馆际互借系统停机维护或网络不可达时仍然能够正常工作，不影响馆际互借的借还服务。

系统服务效用分析

总体运行情况

系统于2021年10月开始试运行测试，11月3日完成了系统问题的修改并正式上线。截至2023年3月11日，共为北大馆读者收登和借还外馆图书3890册。其中由中国国家图书馆、上海图书馆等公共图书馆借入3320册，占所有馆际互借事务量的85.3%；高校馆借入量为570册，占比为14.7%，各高校图书馆馆际互借册数及占高校总量的比例如图4所示。

图4 高校图书馆馆际互借来源数量和占比

业务流程优化

系统上线后，馆员对外馆图书处理时间缩短为原来的1/2以下，原来的手工表格录入、打印裁切书条等操作全部实现了自动完成，收登完成即可上架等待读者取书。读者办理借阅手续等待时长缩短为原来的1/3以下，以连续三位读者、每位读者办理10本图书借阅手续的处理时间计算，每位读者需要等待时间从系统上线前的5~8分钟，缩减到1~2分钟。

服务时间窗口扩展

原来工作流程管理方式涉及较多人工操作和额外的文档，导致馆际互借图书的借还服务仅限于工作日进行。系统上线后，不仅是在工作日馆际互借馆员上班期间，在其他普通图书借阅服务窗口时间段同样可以完成图书借阅与归还手续。

尤其是在2022年5月份疫情形势严峻馆际互借馆员出入校受限的情况下，系统将不同平台的借还业务流程统一化、规范化的优势更加突显，普通台口值班馆员即可代替专职馆员为读者办理图书借还手续，把读者服务受影响的程度降到最低，尽最大可能保障读者的文献资源服务需求。

系统通过对本地馆际互借事务的集中化管理，最大程度上简化了人工记录及处理工作，提升了本地读者请求外馆书目的管理效率。通过打通CALIS等馆际互借事务平台与本地图书集成管理系统，将割裂的数据进行融合，为日后更加完善地跟踪读者需求、对读者进行精准兴趣推荐提供更多数据集。多系统间的信息协同大大提升了基础业务工作的效率。

馆际互借概念与形式

馆际互借是图书馆为满足读者的特殊需求，在图书馆与图书馆间形成的资源共享的一种服务方式。读者在本地图书馆不能找到满足其需求的馆藏资源时，可以通过馆际互借服务向其他图书馆提交借阅请求。

馆际互借多数以联盟的形式存在，在我国服务范围比较广泛的有：

CALIS（中国高等教育文献保障系统，China Academic Library & Information System，简称CALIS）馆际互借体系、CASHL（中国高校人文社会科学文献中心，China Academic Social Sciences and Humanities Library，简称CASHL）馆际互借体系、以及 NSTL（国家科技图书文献中心，National Science and Technology Library，简称NSTL）馆际互借体系。

除此之外，还包括很多区域性的联盟，比如BALIS（北京地区高校图书馆文献资源保障体系，Beijing Academic Library & Information System，简称 BALIS）馆际互借、JALIS （江苏省高等学校文献信息保障系统，Jiangsu Academic Library Information System，简称 JALIS）馆际互借。

来源：《中国教育网络》2023年5月刊

作者：张元俊、李国俊、朱玲（北京大学图书馆）

责编：陈荣

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